El registro horario ya no es opcional para las empresas. Desde 2019, toda compañía debe anotar la jornada diaria de cada persona trabajadora. Sin embargo, muchas pymes siguen sin cumplir esta obligación o la cumplen solo a medias.
Esta falta de control tiene consecuencias. Por un lado, la empresa se expone a multas de la Inspección de Trabajo. Por otro, el trabajador pierde una prueba clave para reclamar sus horas extra. En esta guía te explicamos qué exige la ley, qué debe contener el registro y cómo actuar si tu empresa no lo lleva.
Qué es el registro horario y qué dice la ley
El registro horario es el sistema con el que la empresa deja constancia de la jornada de cada trabajador. Está regulado en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esta norma obliga a la empresa a garantizar un registro diario de jornada.
El registro debe incluir el horario concreto de inicio y de finalización de cada jornada. No basta, por tanto, con indicar el total de horas trabajadas. Además, la empresa debe conservar los registros durante cuatro años. Durante ese tiempo, deben estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
La organización del sistema se fija de varias formas. En primer lugar, puede pactarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. En su defecto, decide el empresario. Eso sí, antes debe consultar a los representantes legales de los trabajadores.
Quién debe cumplir esta obligación
La obligación alcanza a todas las empresas, sea cual sea su tamaño. Tampoco importa el sector. Una pequeña tienda de barrio debe cumplirla igual que una gran industria.
En cuanto a las personas trabajadoras, el registro cubre a toda la plantilla. Esto incluye a los contratos temporales, a los de jornada parcial y a quienes teletrabajan. La normativa del trabajo a distancia exige, además, un registro horario adecuado que refleje el tiempo realmente trabajado.
Quedan fuera los autónomos que no tienen empleados. Tampoco se aplica de la misma forma al personal de alta dirección, que tiene una relación laboral especial. Aun así, en caso de duda conviene consultar el contrato y el convenio aplicable.
Los trabajadores con jornada irregular merecen una mención aparte. Es el caso de comerciales, repartidores o personal itinerante. También ellos deben tener su jornada registrada, aunque el sistema deba adaptarse a su forma de trabajar.
Qué debe incluir el registro horario y cómo llevarlo
La ley no impone un formato concreto. Por ejemplo, vale una hoja de cálculo, un libro de firmas o una aplicación móvil. Lo importante es que el sistema sea fiable y que no se pueda alterar con facilidad. Como mínimo, cada anotación debe recoger:
- el nombre del trabajador;
- la fecha de la jornada;
- la hora exacta de entrada y de salida;
- las pausas que no cuentan como tiempo de trabajo, si existen.
Si la empresa elige un sistema de fichaje con huella o reconocimiento facial, debe actuar con cautela. Los datos biométricos tienen una protección reforzada. Así, la Agencia Española de Protección de Datos exige que el tratamiento esté justificado y que no existan alternativas menos intrusivas.
Con la geolocalización ocurre algo parecido. Solo es admisible cuando la naturaleza del trabajo lo requiere y se informa antes al trabajador. En cualquier caso, la empresa debe explicar cómo funciona el sistema y qué datos recoge.
Conviene, además, tener en cuenta una novedad pendiente. El Gobierno tramita un real decreto que impondría un registro digital, objetivo y accesible de forma remota para la Inspección. Hasta que se publique, sigue vigente el sistema actual. Por eso, es recomendable comprobar en el BOE si ya ha entrado en vigor y qué plazo de adaptación fija.
Cómo implantar el registro horario paso a paso
Poner en marcha el sistema no es complicado si se hace con orden. Una empresa pequeña puede cumplir con pocos recursos. Lo esencial es documentar el procedimiento y aplicarlo a toda la plantilla. Estos pasos ayudan a hacerlo bien:
- Elegir el sistema de registro y comprobar que recoge hora de entrada y de salida.
- Consultar a los representantes de los trabajadores, si los hay.
- Informar por escrito a la plantilla de cómo se fichará y qué datos se guardan.
- Revisar los registros cada mes para detectar errores o ausencias.
- Archivar los datos durante cuatro años, de forma ordenada y segura.
Una vez implantado, conviene revisar el sistema una vez al año. Cambian los turnos, se incorporan nuevos puestos y se modifican los convenios. Por eso, un registro que hoy funciona puede quedarse corto mañana. Además, guardar una copia de seguridad evita sorpresas ante una inspección.
Multas y consecuencias de no llevar el registro
Incumplir la obligación de registrar la jornada es una infracción grave. Las multas oscilan entre 751 y 7.500 euros, según la gravedad y las circunstancias de cada caso. La Inspección de Trabajo puede actuar de oficio o tras la denuncia de un trabajador.
Pero las consecuencias no son solo económicas. Cuando falta el registro, la empresa tiene más difícil defenderse en un juicio. Por ejemplo, si un trabajador a tiempo parcial reclama que hacía más horas de las pactadas, la empresa no podrá demostrar lo contrario.
Además, los jueces valoran la falta de registro en contra de quien debía llevarlo. Así, el trabajador puede apoyarse en otras pruebas. Entre ellas están los mensajes de WhatsApp, los correos, los partes de trabajo o el testimonio de compañeros.
Registro horario y horas extra: tus derechos
El registro horario y las horas extra van de la mano. Las horas que superan la jornada ordinaria son horas extra. Por regla general, son voluntarias, salvo que se hayan pactado en convenio o contrato. El tope anual es de 80 horas.
La empresa debe compensarlas de dos maneras posibles: pagándolas o con descanso equivalente. Si no se pactó otra cosa, el descanso debe disfrutarse en los cuatro meses siguientes. Cuando el trabajador cree que se le deben horas, puede seguir estos pasos:
- Reunir pruebas de las horas trabajadas, como mensajes, correos o fichajes.
- Solicitar por escrito una copia de su registro de jornada.
- Enviar una reclamación formal a la empresa.
- Presentar una papeleta de conciliación y, si no hay acuerdo, una demanda.
Recuerda que el plazo para reclamar es de un año desde que la deuda es exigible. Si ya has sufrido otros incumplimientos, te puede interesar nuestro artículo sobre contratos temporales y fraude laboral. También puedes leer cómo calcular una indemnización por despido improcedente.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario
¿Puede el trabajador negarse a fichar? No. El registro es una obligación de la empresa, y fichar forma parte de las instrucciones legítimas de trabajo. Sin embargo, el trabajador puede exigir que el sistema respete su intimidad.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro? Cuatro años. Durante ese plazo, la empresa debe poder mostrarlo a quien tenga derecho a verlo.
¿Qué pasa si la empresa manipula los fichajes? Puede tratarse de una infracción más grave. Además, el trabajador puede denunciar ante la Inspección y reclamar lo que se le deba.
¿Sirve un registro firmado por el trabajador? Sí, siempre que refleje la jornada real. Si el trabajador firma sin que sea cierto, puede probar después que los datos eran incorrectos.
Cómo podemos ayudarte
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